Datenschutz bei der Timilo-Nutzung

1. Wer ist verantwortlich?

Für Account-, Vertrags-, Support- und Abrechnungsdaten der Werkstatt ist die zunicode GmbH verantwortlich:

Anbieter

zunicode GmbH
Weidenstrasse 34
46149 Oberhausen

Kontakt

hallo@timilo.de
+49 (0) 208 3099 3180

Für personenbezogene Daten, die eine Werkstatt zur Termin- und Dokumentenbearbeitung in Timilo verarbeitet, ist grundsätzlich die jeweilige Werkstatt verantwortlich. Die zunicode GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung der Werkstatt. Einzelheiten sind in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu regeln.

2. Daten von Werkstattnutzern

Für Registrierung, Anmeldung, Mandantenverwaltung, Support und Abrechnung können Name, geschäftliche Kontaktdaten, Werkstattdaten, Rollen und Berechtigungen, Login- und Sicherheitsdaten sowie Vertrags- und Rechnungsdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

3. Terminbuchungen und Fahrzeugdaten

Abhängig von der Konfiguration der Werkstatt verarbeitet Timilo Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kennzeichen, gewünschte Leistung, Termindaten, Notizen und ein optionales Fahrzeugschein-Foto. Die lokale Texterkennung kann daraus Fahrzeugdaten vorbefüllen. Die Werkstatt prüft die erkannten Angaben; fehlende Werte werden nicht geraten.

Personenbezogene Buchungsdaten werden 30 Tage nach dem Termin anonymisiert. Das Fahrzeugschein-Foto wird gelöscht. Zeit, Bühne und Leistung können ohne Personenbezug für Statistikzwecke erhalten bleiben.

4. Kalender und Benachrichtigungen

Zur Slotbelegung verwendet Timilo selbst gehostete CalDAV-Kalender. Ein Kalendereintrag enthält Zeit, Leistung, Kennzeichen und Buchungsreferenz, aber keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Für den Versand von Termin-SMS wird seven.io eingesetzt; übertragen werden die zum Versand erforderliche Telefonnummer und der Nachrichtentext. System- und Dispo-Nachrichten versendet Timilo über die eigene Infrastruktur.

5. Dokumentenverarbeitung

Werkstätten können Lieferantendokumente wie Lieferscheine, Einzel- und Sammelrechnungen verarbeiten. Timilo speichert dazu Originaldokumente, OCR-Text, Metadaten, Positionen und Prüfergebnisse. E-Mails aus dem Dokumenteneingang werden nach der Verarbeitung gelöscht; Absenderadresse und Betreff können mit dem Dokument gespeichert werden.

Die OCR läuft in selbst betriebenen Komponenten. Originale von Fahrzeugscheinen werden nach 30 Tagen gelöscht. Für handels- und steuerrechtlich relevante Lieferantenbelege richtet sich die Aufbewahrung nach den gesetzlichen Pflichten und den Vorgaben der verantwortlichen Werkstatt; hierfür wird keine pauschale kurze Löschfrist zugesagt.

6. Abonnement und Zahlung

Für die Abwicklung des Werkstatt-Abonnements wird Mollie B.V. eingesetzt. Timilo speichert dafür Vertrags- und Rechnungsdaten sowie Referenz-IDs zu Kunde, Mandat und Zahlung. Vollständige Zahlungsmitteldaten werden bei Mollie verarbeitet und nicht in Timilo gespeichert.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• seven communications GmbH & Co. KG für SMS-Nachrichten,
• Mollie B.V. für die Abonnement-Zahlungsabwicklung.

8. Sicherheit und Mandantentrennung

Werkstätten greifen ausschließlich auf ihren eigenen Datenbestand zu. Zugriffe werden rollenbasiert beschränkt. Dokumente und Fahrzeugschein-Fotos liegen nicht im öffentlichen Webbereich. Personenbezogene Inhalte werden nicht in Testdaten oder Anwendungslogs übernommen.

9. Betroffenenrechte

Kunden einer Werkstatt wenden sich für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch zunächst an die jeweilige Werkstatt. Die zunicode GmbH unterstützt die Werkstatt bei der Bearbeitung. Bei Fragen zu Account-, Vertrags- oder Abrechnungsdaten kannst du dich direkt an hallo@timilo.de wenden.

Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.